Introduzione
La gestione degli imprevisti è un concetto fondamentale nella pianificazione di eventi. Quando parlo della cura del dettaglio, mi riferisco non solo all’armonia di ogni elemento nell’evento, ma soprattutto all’attenzione dedicata durante la pianificazione.
La lista degli invitati, gli accordi con la location, il catering e gli artisti, i servizi da offrire e la scelta della musica: ciascun aspetto richiede la giusta attenzione.
Tuttavia, nella pianificazione di eventi, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo, e un bravo event planner sa che bisogna essere pronti a reagire. La risoluzione degli imprevisti è parte integrante del nostro lavoro, garantendo il successo dell’evento anche di fronte alle sfide più inattese.
La cura dei dettagli è fondamentale per creare un’esperienza indimenticabile.
Il Piano B
Pensare di essere immuni dalle imprevedibili interferenze meteorologiche è un errore comune tra le coppie che si sposano in stagioni o climi miti. Anche se le previsioni sembrano promettenti, Madre Natura potrebbe avere in serbo qualcosa di completamente diverso per il giorno speciale.
Poiché il tempo è al di fuori del nostro controllo, è essenziale avere un piano di emergenza pronto a fronteggiare qualsiasi condizione avversa, come pioggia, neve o nevischio, indipendentemente dalla location o dalla stagione prescelta.
Una volta che il piano di emergenza è stato definito, bisogna condividerlo dettagliatamente con il team di fornitori. In questo modo, tutti sono pronti a prendere una decisione in tempo reale.
Il Caldo
Di solito il piano B viene preparato in caso di pioggia, ma non bisogna dimenticare di essere preparati anche in caso di caldo soffocante. Nella stagione estiva ci sono i disagi dovuti alle alte temperature: cali di zucchero, colpi di sole, fastidiosi insetti o raffiche di vento…
Scenari del genere richiedono i giusti accorgimenti per garantire il massimo comfort agli invitati: si possono preparare delle eleganti wedding bag con all’interno acqua fresca e caramelle zuccherate. Potranno essere forniti ventagli personalizzati, ombrelli bianchi e coperture adeguate per riparare dal sole gli ospiti.
Per assicurarci che amici e familiari siano ben idratati, possiamo anche creare una postazione con erogatori d’acqua o distribuire tazze monodose di acqua infusa con ingredienti freschi e saporiti. Le bevande rinfrescanti devono essere posizionate in punti strategici, come all’inizio del corridoio della cerimonia o all’ingresso del luogo del ricevimento, per renderle facilmente accessibili a tutti gli invitati.
Il Vento
Tra i molteplici aspetti da considerare quando si pianifica un matrimonio o un evento speciale, c’è un elemento spesso sottovalutato ma di cruciale importanza: il vento. Anche una brezza leggera potrebbe creare interferenze e problemi inattesi. Candele che non possono essere accese o restare accese, veli che svolazzano incontrollabilmente, bicchieri e fiori che volano via dai tavoli, e persino lenzuola che si librano nell’aria possono diventare una realtà imprevista e fastidiosa.
Condizioni ventose potrebbero non solo influire sull’aspetto e l’atmosfera dell’evento, ma anche rappresentare una minaccia per la sicurezza degli ospiti. Se è previsto vento oppure il vento è comune nella zona, potrebbe essere opportuno evitare oggetti fragili o fiamme libere nelle decorazioni, o considerare l’uso di grandi installazioni aeree ben ancorate per garantire stabilità e sicurezza.
Le Zanzare & altri insetti
Dobbiamo considerare anche la presenza di zanzare e altri insetti fastidiosi.
Per evitare spiacevoli inconvenienti, potremo fornire flaconi di spray per insetti per mantenere gli ospiti al riparo da eventuali punture.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario valutare la possibilità di irrorare l’area in anticipo per ridurre al minimo la presenza di zanzare durante la cerimonia.
Il Kit di Emergenza per l’Abbigliamento
Nell’organizzazione di un matrimonio, uno degli aspetti più cruciali è l’abito della sposa. Ecco perché avere un kit di emergenza è fondamentale per affrontare qualsiasi imprevisto. Una wedding planner diligente sa che l’inaspettato può sempre capitare, come un piccolo strappo nel pizzo delicato o una macchia casuale sull’abito.
Nel kit di emergenza, ogni dettaglio è curato con attenzione. Salviette antimacchia, detergenti speciali per le macchie ostinate e persino del gesso per coprire eventuali residui sono tutti a portata di mano. Questo garantisce che l’abito della sposa sia sempre impeccabile e perfetto per il grande giorno.
L’abito è uno degli elementi più importanti del matrimonio e poter affrontare qualsiasi piccolo inconveniente con prontezza e professionalità è fondamentale per garantire il successo dell’evento.
Ogni sposa può sentirsi sicura e tranquilla, sapendo che ogni imprevisto sarà gestito con maestria.
4 elementi fondamentali
Desidero condividere con voi i 4 elementi fondamentali per affrontare un’imprevisto con fiducia e sicurezza.
- Mantenere la Calma. L’imprevisto può arrivare inaspettatamente, ma lasciarsi prendere dal panico non è la soluzione. Mantenere la calma darà una visione chiara della situazione e permetterà di individuare rapidamente il problema e le possibili soluzioni.
- Staff e Fornitori fidati. E’ essenziale collaborare con Fornitori fidati che abbiano una solida strategia di emergenza. Un buon wedding planner si avvale di una rete di professionisti affidabili, in grado di adattarsi ai cambiamenti improvvisi e garantire il successo dell’evento. Inoltre avere il giusto Staff di collaboratori è sinonimo di successo. Se puoi contare sulle persone che lavorano con te, affrontare gli imprevisti sarà molto più semplice. Distribuire il lavoro e delegare la risoluzione di alcuni problemi ad alcuni membri del team permetterà di affrontare più situazioni contemporaneamente.
- Comunicazione Tempestiva. Nel gestire gli imprevisti, la comunicazione tempestiva è essenziale. Informare lo Staff ed i Fornitori coinvolti nell’evento sull’accaduto e su come si intende risolverlo, in modo che tutti siano allineati e pronti a reagire. Una comunicazione chiara e tempestiva aiuterà a evitare confusione e a risolvere il problema in modo efficace.
- Flessibilità e Adattabilità. Essere flessibili e adattabili è un tratto essenziale dell’event planner di successo. Gli imprevisti possono richiedere modifiche dell’ultimo minuto al programma o alla logistica. Essere in grado di adattarsi rapidamente alle nuove circostanze e trovare soluzioni alternative contribuirà a mantenere l’evento sul giusto percorso.
Affrontare con successo gli imprevisti è un segno di grande professionalità e dedizione verso i nostri clienti, dimostrando di aver tenuto in considerazione ogni possibile scenario per assicurare il successo dell’evento.
La cura dei dettagli è fondamentale per creare un’esperienza indimenticabile.
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